Thuê nhà tại Nhật Bản,
từng bước một.

Thuê một căn hộ tại Nhật Bản có thể khiến bạn cảm thấy bối rối trong lần đầu tiên — những khoản phí xa lạ, quá trình xét duyệt, hợp đồng bằng tiếng Nhật. Hướng dẫn này sẽ đưa bạn đi qua từng giai đoạn một cách chi tiết để bạn biết chính xác điều gì sẽ xảy ra và cần chuẩn bị những gì. Dù bạn đã ở Nhật Bản hay vẫn còn ở nước ngoài, chúng tôi luôn ở đây để giúp mọi thứ trở nên đơn giản.

1. Những gì bạn cần chuẩn bị (giấy tờ)

Chuẩn bị sẵn giấy tờ là điều quan trọng nhất giúp đẩy nhanh quá trình chuyển nhà của bạn. Yêu cầu khác nhau tùy theo bất động sản và chủ nhà, nhưng thông thường bạn sẽ được yêu cầu những giấy tờ sau.

Theo tình huống của bạn:

• Nhân viên công ty — giấy chứng nhận việc làm (在職証明書) hoặc phiếu lương gần đây; đôi khi cần giấy khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票).
• Nhân viên mới / chuyển công tác đến Nhật Bản — thư mời nhận việc (内定通知書) có hiệu lực trước khi bạn bắt đầu công việc.
• Sinh viên — giấy chứng nhận đang theo học hoặc giấy báo nhập học, cùng với người bảo trợ (thường là cha mẹ) và giấy chứng nhận thu nhập của họ.
• Tự kinh doanh / chủ doanh nghiệp — tờ khai thuế (確定申告書) hoặc giấy đăng ký công ty.
• Vẫn đang sống ở nước ngoài — hộ chiếu và thông tin visa của bạn; nhiều bất động sản cho phép đăng ký và xét duyệt từ nước ngoài. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những gì cần thiết cho trường hợp của bạn.

2. Hiểu về các khoản chi phí

Thuê nhà tại Nhật Bản có hai loại chi phí: chi phí ban đầu lớn hơn, trả một lần khi bắt đầu, và chi phí hằng tháng sau đó. Theo ước tính chung, chi phí ban đầu thường có tổng cộng khoảng 4–6 tháng tiền thuê.

Các khoản chi phí ban đầu điển hình:

• Tiền đặt cọc (敷金, Shikikin) — thường là 1–2 tháng tiền thuê, được giữ như khoản bảo đảm và một phần được hoàn lại khi chuyển ra sau khi trừ chi phí vệ sinh/sửa chữa.
• Tiền lễ (礼金, Reikin) — một khoản "cảm ơn" trả một lần cho chủ nhà. Không được hoàn lại. Một số bất động sản không yêu cầu khoản này.
• Tiền thuê tháng đầu + phí quản lý (管理費 / 共益費) — trả trước; nếu bạn chuyển vào giữa tháng, tháng đầu thường được tính theo tỷ lệ ngày ở thực tế.
• Phí môi giới (仲介手数料) — phí trả cho công ty môi giới.
• Phí công ty bảo lãnh (保証会社) — thường khoảng nửa tháng đến một tháng tiền thuê trả trước, cộng với phí gia hạn định kỳ.
• Bảo hiểm hỏa hoạn (火災保険) — thường bắt buộc; bao gồm thiệt hại do hỏa hoạn/nước và trách nhiệm cá nhân, thường có thời hạn hai năm.
• Đổi khóa (鍵交換) — thay khóa mới để đảm bảo an toàn cho bạn.

Chi phí hằng tháng: tiền thuê + phí quản lý (管理費/共益費). Một số tòa nhà có thêm phí đỗ xe hoặc phí sinh hoạt chung.

3. Quy trình chuyển vào, từng bước một

Đây là toàn bộ hành trình từ tin nhắn đầu tiên của bạn đến ngày bạn nhận chìa khóa. Bạn không cần phải đến văn phòng — có thể tiến hành trực tuyến hoặc qua điện thoại.

Bước 1 — Cho chúng tôi biết điều kiện của bạn (tư vấn miễn phí)

Chia sẻ khu vực mong muốn, ngân sách, ngày muốn chuyển vào, và các điều kiện bắt buộc (ví dụ: bồn tắm/nhà vệ sinh riêng biệt, khóa tự động, cho phép nuôi thú cưng). Một nguyên tắc lập ngân sách phổ biến là giữ tiền thuê ở khoảng một phần ba thu nhập hằng tháng của bạn. AI của chúng tôi sau đó sẽ đề xuất các bất động sản phù hợp mỗi ngày, và chúng tôi bổ sung những gợi ý cẩn thận, riêng cho từng người. Hỗ trợ tiếng Anh và tiếng Trung xuyên suốt.

Bước 2 — Xem nhà (内見, Naikan)

Xem trực tiếp những căn phòng bạn đã chọn, hoặc thông qua xem nhà qua video trực tuyến nếu bạn bận rộn hoặc vẫn còn ở nước ngoài. Khi xem nhà, hãy kiểm tra: áp lực nước, sóng điện thoại di động, ánh sáng và tiếng ồn vào các thời điểm khác nhau trong ngày, không gian lưu trữ, khoảng cách đi bộ thực tế đến ga, và tình trạng khu vực chung. Hỏi về quy định của tòa nhà (rác thải, nhạc cụ, thú cưng) trước khi đăng ký. Những căn phòng tốt thường có người thuê nhanh, vì vậy hãy quyết định kịp thời.

Bước 3 — Đăng ký (申込, Mōshikomi)

Nộp mẫu đơn đăng ký cùng với giấy tờ của bạn. Đây là để thể hiện ý định thuê nhà của bạn — chưa phải là hợp đồng ràng buộc, và bạn thường vẫn có thể rút lại trước khi ký. Điền chính xác; thông tin không khớp có thể làm chậm quá trình xét duyệt.

Bước 4 — Xét duyệt (入居審査, Nyūkyo Shinsa)

Chủ nhà và công ty bảo lãnh sẽ xem xét đơn đăng ký của bạn — thường là thu nhập và việc làm, tình trạng cư trú và thời hạn còn lại, và người liên hệ khẩn cấp của bạn. Quá trình này thường mất khoảng 3–7 ngày.

Cách để được duyệt suôn sẻ: nộp giấy tờ đầy đủ, nhất quán; phản hồi nhanh chóng mọi yêu cầu bổ sung; chứng minh thu nhập ổn định (một nguyên tắc chung là thu nhập hằng năm khoảng 36 lần tiền thuê hằng tháng); có thể liên lạc được qua điện thoại. Những lý do phổ biến khiến quá trình xét duyệt bị đình trệ là không thể liên lạc được với người đăng ký, giấy tờ không đầy đủ, hoặc thu nhập có vẻ thấp so với tiền thuê — tất cả đều có thể tránh được nếu chuẩn bị kỹ. Nếu bạn vẫn đang sống ở nước ngoài, nhiều bất động sản chấp nhận đăng ký từ nước ngoài (xét duyệt từ nước ngoài).

Bước 5 — Giải thích các điều khoản quan trọng (重要事項説明, Jūyō Jikō Setsumei)

Trước khi ký, một chuyên viên bất động sản có giấy phép sẽ giải thích chi tiết các điều khoản chính của hợp đồng: điều kiện và phí, quy định của tòa nhà, điều khoản hủy hợp đồng, và nghĩa vụ phục hồi hiện trạng (khi chuyển ra) của bạn. Chúng tôi có thể hỗ trợ điều này bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung — xin hãy hỏi về bất cứ điều gì bạn chưa hiểu rõ. Đừng bao giờ ký vào bất cứ điều gì bạn chưa hiểu rõ hoàn toàn.

Bước 6 — Ký hợp đồng & thanh toán chi phí ban đầu

Bạn ký hợp đồng thuê nhà (賃貸借契約) và thanh toán chi phí ban đầu — bằng thẻ tín dụng hoặc trả góp với StandUp. Ngày bắt đầu hợp đồng thuê được xác định ở bước này; tiền thuê thường bắt đầu tính từ ngày đó, vì vậy hãy sắp xếp phù hợp với kế hoạch chuyển vào của bạn.

Bước 7 — Bàn giao chìa khóa & chuyển vào (引き渡し)

Vào ngày bắt đầu hợp đồng, bạn nhận chìa khóa. Trước khi mang mọi thứ vào, hãy kiểm tra nhanh tình trạng phòng và chụp ảnh mọi vết trầy xước, vết bẩn hoặc hư hỏng có sẵn, kèm theo ngày tháng — điều này bảo vệ tiền đặt cọc của bạn khi cuối cùng bạn chuyển ra.

Bước 8 — Sau khi chuyển vào (các thủ tục)

• Đăng ký địa chỉ tại văn phòng thành phố/quận (転入届 / thông báo chuyển đến), và cập nhật địa chỉ trên Thẻ lưu trú của bạn trong vòng 14 ngày. Mang theo Thẻ lưu trú và, nếu có, thông báo My Number của bạn.
• Thiết lập các tiện ích — điện, nước và gas. Gas thường yêu cầu một cuộc hẹn mở dịch vụ trực tiếp, vì vậy hãy đặt lịch vào ngày chuyển vào hoặc sớm hơn.
• Sắp xếp internet — việc lắp đặt có thể mất vài tuần, vì vậy hãy đăng ký càng sớm càng tốt.
• Tìm hiểu quy định về rác thải — Nhật Bản phân loại rác (cháy được, không cháy được, tái chế) với các ngày thu gom cố định. Kiểm tra thông báo của tòa nhà bạn; sai sót là nguồn gây mâu thuẫn phổ biến.
• Xác nhận bảo hiểm của bạn đang có hiệu lực — thường thông qua bảo hiểm hỏa hoạn đã được sắp xếp khi ký hợp đồng.

4. Thanh toán tiền thuê & công ty bảo lãnh

Tiền thuê thường được thanh toán hằng tháng, trả trước (ví dụ: bạn trả vào tháng 3 cho tháng 4). Thanh toán thường thực hiện bằng chuyển khoản ngân hàng tự động (口座振替), thông qua công ty bảo lãnh, hoặc bằng thẻ tín dụng tùy theo bất động sản. Thanh toán trễ có thể ảnh hưởng đến uy tín của bạn, vì vậy hãy thiết lập phương thức thanh toán sớm.

Một công ty bảo lãnh (保証会社) đóng vai trò thay thế cho người bảo lãnh cá nhân: công ty này bảo lãnh tiền thuê của bạn với chủ nhà, đó là lý do phần lớn các hợp đồng thuê hiện nay chấp nhận người thuê mà không cần bạn phải tìm bạn bè hay người thân làm người bảo lãnh. Bạn trả một khoản phí ban đầu và một khoản phí định kỳ (thường là hằng năm hoặc mỗi lần gia hạn).

5. Những điều cư dân nước ngoài nên biết

• Công ty bảo lãnh so với người bảo lãnh cá nhân. Hầu hết chủ nhà hiện nay yêu cầu một công ty bảo lãnh, vì vậy bạn thường không cần tìm một người bảo lãnh cá nhân.
• Vì sao quá trình xét duyệt có thể cảm thấy nghiêm ngặt. Chủ nhà đánh giá sự ổn định của thu nhập và thời gian lưu trú. Giấy tờ rõ ràng và người liên hệ khẩn cấp có thể liên lạc được sẽ giúp ích rất nhiều.
• Thời hạn visa & thời hạn hợp đồng thuê. Thời hạn visa còn lại ngắn không nhất thiết là một rào cản — hãy cho chúng tôi biết tình huống của bạn và chúng tôi sẽ tìm những bất động sản phù hợp.
• Chưa có nội thất? Chúng tôi cung cấp dịch vụ cho thuê nội thất & đồ gia dụng cho khách hàng ký hợp đồng thông qua chúng tôi — bắt đầu cuộc sống mới mà không cần mang theo gì cả.
• Phép lịch sự hằng ngày. Tiếng ồn, phân loại rác và phép lịch sự ở không gian chung rất quan trọng tại Nhật Bản và giúp bạn giữ mối quan hệ tốt với hàng xóm và chủ nhà.

6. Khi bạn chuyển ra (xem trước)

Hợp đồng thuê thường có thời hạn hai năm, kèm theo gia hạn (更新) và đôi khi có phí gia hạn (更新料). Để chuyển ra, bạn thường cần thông báo trước khoảng một tháng bằng văn bản — hãy kiểm tra hợp đồng của bạn để biết thời hạn chính xác.

Khi chuyển ra, bạn có nghĩa vụ phục hồi hiện trạng (原状回復): hao mòn thông thường từ việc sinh hoạt bình thường nói chung thuộc trách nhiệm của chủ nhà, trong khi những hư hỏng bạn gây ra vượt quá mức đó là trách nhiệm của bạn. Tiền đặt cọc của bạn sẽ được đối trừ với các khoản chi phí như vậy và chi phí vệ sinh, và phần còn lại sẽ được hoàn trả. Đây chính là lý do vì sao những bức ảnh chụp lúc chuyển vào ở Bước 7 lại có giá trị đến vậy.

7. Vì sao nên tìm nhà cùng StandUp

• Hỗ trợ tiếng Anh & tiếng Trung trong suốt toàn bộ quy trình — bao gồm cả phần giải thích các điều khoản quan trọng.
• AI đề xuất các bất động sản phù hợp mỗi ngày, để bạn không bỏ lỡ những căn phòng tuyệt vời.
• Chi phí ban đầu bằng thẻ hoặc trả góp, kèm báo giá trước.
• Đa dạng loại hình nhà ở — bao gồm cả nhà ở UR & nhà ở công cộng (JKK Tokyo) và nhà ở chung.
• Cho thuê nội thất, dịch vụ chuyển nhà, và hỗ trợ 24 giờ sau khi chuyển vào.
• Xét duyệt từ nước ngoài — đăng ký trước cả khi bạn đến Nhật Bản.