Kebijakan Privasi

Pendahuluan

Dalam menyediakan layanannya, Perusahaan dipercaya memegang informasi pribadi pelanggan. Kami akan berupaya melindungi informasi pribadi dan memberi pelanggan keandalan serta rasa aman yang lebih besar. Kami mematuhi hukum dan peraturan mengenai informasi pribadi serta memastikan penanganannya yang tepat.

Perolehan informasi pribadi

Perusahaan memperoleh informasi pribadi secara wajar, tanpa penipuan atau cara lain yang tidak sah. Kami dapat mengumpulkan informasi pribadi dalam lingkup yang diperlukan.

Penggunaan informasi pribadi

Perusahaan menggunakan informasi pribadi dalam lingkup yang diperlukan untuk mencapai tujuan berikut. Bila kami menggunakan informasi pribadi untuk tujuan yang tidak disebutkan di bawah ini, kami akan melakukannya hanya setelah memperoleh persetujuan individu sebelumnya.

• Untuk menanggapi dan menghubungi Anda terkait pertanyaan
• Untuk menghubungi Anda terkait lamaran pekerjaan
• Untuk digunakan sebagai informasi statistik yang tidak mengidentifikasi individu
• Untuk memediasi sewa dan jual-beli properti, serta memperkenalkan dan mengantar Anda melihat properti
• Untuk pemeriksaan calon penghuni dan prosedur kontrak (termasuk penyerahan dokumen permohonan kepada pemilik, perusahaan pengelola, dan perusahaan penjamin)
• Untuk mengurus utilitas seperti listrik, gas, air dan internet, serta pindahan dan asuransi kebakaran (atas permintaan pelanggan)
• Untuk prosedur yang diwajibkan oleh hukum, seperti pengelolaan reservasi akomodasi dan penyusunan daftar tamu
• Untuk menghubungi Anda setelah kontrak terkait pertanyaan, perpanjangan, pengakhiran, dan sebagainya

Pengelolaan yang aman

Perusahaan mengambil langkah yang diperlukan dan memadai untuk pengelolaan informasi pribadi yang aman, termasuk mencegah kebocoran, kehilangan, atau kerusakan informasi pribadi yang ditanganinya.

Langkah utama pengamanan yang kami terapkan

• Langkah organisasi: Kami menetapkan aturan penanganan informasi pribadi dan membangun sistem pelaporan bila terjadi insiden atau berpotensi terjadi kebocoran.
• Langkah sumber daya manusia: Kami memperoleh surat pernyataan perlindungan informasi pribadi dari pengurus, karyawan, dan pihak yang diberi pekerjaan, serta menyosialisasikan aturan internal saat pekerjaan dimulai.
• Langkah fisik: Kami menyimpan dokumen dalam keadaan terkunci, memusnahkan dokumen yang tidak diperlukan dengan mesin penghancur kertas, dan mengelola dokumen yang dibawa keluar.
• Langkah teknis: Kami membatasi penyimpanan hanya pada cloud bisnis dengan akses terbatas, melarang penyimpanan di perangkat pribadi, serta mengelola kunci layar dan hak akses perangkat.
• Pengawasan pihak penerima kerja dan pemahaman lingkungan eksternal: Data pribadi dapat ditangani di Jepang maupun di layanan cloud yang disediakan oleh penyedia asing. Dalam hal itu pun, kami memastikan sistem pengamanan layanan tersebut dan mengambil langkah yang diperlukan dan memadai.

Upaya konkret

Penerimaan dokumen

• Dokumen identitas dan sejenisnya diterima melalui halaman unggah khusus yang terenkripsi, dan tidak diterima melalui pesan LINE atau media sosial.
• Kami tidak mengambil My Number (Nomor Individu). Untuk kartu My Number, kami hanya menerima sisi depan.
• Kami meminta Anda menyamarkan informasi yang tidak diperlukan untuk pemeriksaan, seperti simbol dan nomor kartu asuransi kesehatan.
• Kami tidak menerima dokumen selain yang diperlukan untuk prosedur.

Penyimpanan

• Data elektronik hanya disimpan di cloud bisnis yang aksesnya dibatasi untuk staf yang berwenang.
• Dokumen kertas disimpan di tempat yang dapat dikunci, dan yang sudah tidak diperlukan dimusnahkan dengan mesin penghancur kertas.

Pengiriman

• Sebelum mengirim ke perusahaan pengelola, perusahaan penjamin, dan pihak lain, kami memeriksa penerima dan dokumen terlampir.
• Email kepada beberapa penerima dikirim dengan BCC.

Karyawan

• Kami memperoleh surat pernyataan dari seluruh karyawan (termasuk pihak yang diberi pekerjaan), dan memastikan penghapusan atau pengembalian data saat pekerjaan berakhir.
• Dilarang memasukkan informasi pelanggan ke alat AI eksternal, layanan terjemahan, dan sejenisnya yang tidak diizinkan oleh Perusahaan.

Bila terjadi insiden

• Bila terjadi kebocoran atau insiden serupa, kami akan segera menghubungi yang bersangkutan dan melapor kepada Komisi Perlindungan Informasi Pribadi (Personal Information Protection Commission) sesuai hukum.

Pengalihdayaan

Bila Perusahaan mengalihdayakan seluruh atau sebagian penanganan informasi pribadi kepada pihak ketiga, kami melakukan uji tuntas yang ketat atas pihak ketiga tersebut dan melakukan pengawasan yang diperlukan dan memadai agar pengelolaan aman atas informasi pribadi yang dipercayakan tetap terjamin.

Penyediaan kepada pihak ketiga

Kecuali diwajibkan oleh hukum dan peraturan seperti Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi, Perusahaan tidak menyediakan informasi pribadi kepada pihak ketiga tanpa memperoleh persetujuan individu sebelumnya.

Dalam prosedur sewa, jual-beli, dan sejenisnya atas permintaan pelanggan, dengan persetujuan yang bersangkutan, kami dapat menyediakan informasi pribadi dalam lingkup yang diperlukan kepada penerima seperti berikut.

• Pemilik, perusahaan pengelola, dan agen pemilik listing
• Perusahaan penjamin sewa
• Perusahaan asuransi kerugian
• Penyedia utilitas dan jasa pindahan

Pengungkapan, koreksi, dll.

Bila individu meminta pengungkapan informasi pribadinya sendiri, Perusahaan akan segera mengungkapkannya. Jika individu tidak dapat diverifikasi, kami tidak akan menanggapi permintaan tersebut.

Jika ada kesalahan dalam informasi pribadi dan individu meminta koreksi, penambahan, atau penghapusan, Perusahaan akan menyelidiki dan menanggapi dengan segera. Jika individu tidak dapat diverifikasi, kami tidak akan menanggapi permintaan ini.

Untuk permintaan atau pertanyaan di atas mengenai penanganan informasi pribadi oleh Perusahaan, silakan hubungi kami di alamat di bawah.

Catatan lain

Situs dan layanan pihak ketiga yang ditautkan dari konten atau iklan yang dijalankan Perusahaan memiliki aturan tersendiri mengenai perlindungan informasi pribadi dan pengumpulan data, terlepas dari Perusahaan. Situs ini tidak menanggung kewajiban atau tanggung jawab apa pun atas aturan atau aktivitas tersebut.

Perbaikan berkelanjutan

Perusahaan meninjau metode pengelolaan informasi pribadinya dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan.

Perubahan Kebijakan

Isi Kebijakan ini dapat berubah. Kecuali ditentukan lain oleh Perusahaan, Kebijakan yang telah direvisi berlaku sejak saat dipasang di situs ini.

Tanggal revisi: 20 Oktober 2026